Covid-19 & Réunion des Assemblées Générales
Trois ordonnances publiées au journal officiel le 26 mars 2020 apportent des dérogations exceptionnelles et temporaires afin d’organiser le fonctionnement des entreprises en cette période de crise sanitaire, à savoir :
- l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020
- Cette ordonnance adapte les règles de convocation, d’information, de réunion et de délibération des assemblées et des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction des entreprises, afin de leur permettre de continuer d’exercer leurs missions malgré les mesures de confinement.
- Elle est applicable aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction tenues à compter du 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 2020, sauf prorogation de ce délai jusqu’à une date ultérieure fixée par décret et au plus tard le 30 novembre 2020.
- l’ordonnance n°2020-318 du 25 mars 2020
- Cette ordonnance adapte notamment les délais imposés par les textes législatifs ou règlementaires ou par les statuts des entreprises pour approuver les comptes ou pour convoquer l’assemblée chargée de procéder à cette approbation.
- l’ordonnance n° 2020-306 du 25 mars 2020
- En matière d’approbation des comptes, cette ordonnance adapte les délais dans lesquels les documents comptables doivent être déposés au registre du commerce et des sociétés.
Conformément à ces ordonnances, afin de de satisfaire à leurs obligations légales d’approbation des comptes, pendant la période de confinement, les entreprises ont deux possibilités :
1. Tenir l’Assemblée à « huis clos » sans que les membres de l’assemblée n’assistent à la séance en y étant présents physiquement
Qui peut prendre la décision de tenir une telle Assemblée ?
L’organe compétent pour convoquer l’Assemblée ou le représentant légal sur délégation de cet organe.
Comment se déroulent la participation à l’Assemblée et le vote ?
La participation des membres à l’Assemblée qui se tiendra à « huis clos » pourra se faire selon les modalités suivantes :
- Conférence téléphonique ou audiovisuelle, sous réserves que les moyens de visioconférence ou de télécommunication garantissent l’intégrité et la qualité des débats conformément aux caractéristiques fixées par la loi et les règlements – Etant précisé que l’ordonnance autorise exceptionnellement ce mode de participation même lorsqu’un tel mode n’est pas prévu par la loi, ni par les statuts de l’entreprises ou encore est interdit par les statuts.
- Consultation écrite, sous réserve que ce mode de participation soit prévu par la loi, mais sans qu’une clause des statuts soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s’y opposer ;
- Vote à distance.
Quelles sont les décisions pouvant être prises par l’Assemblée ainsi réunie ?
Toutes les décisions – sans restriction – peuvent être prises sans la présence physiques des membres de l’Assemblée, telles que changement du représentant légal, approbation des comptes …
Comment informer et envoyer les documents aux membres de l’Assemblée et aux autres personnes autorisées à y assister (commissaires aux comptes et les représentants des instances représentatives du personnel) ?
Les membres de l’assemblée et les autres personnes ayant le droit d’y assister sont avisés par tout moyen permettant d’assurer leur information effective de la date et de l’heure de l’Assemblée,trois jours ouvrés au moins avant la date de l’Assembléeainsi que des conditions dans lesquelles se déroulera l’Assemblée.
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2. Reporter l’Assemblée
Il convient de distinguer deux cas :
Soit la date de report envisagée permet de respecter le délai légal de six mois prévus pour l’approbation des comptes :
Il est possible de reporter la date de l’AG selon la procédure habituelle de report.
Soit la date de report envisagée se situe après le délai légal de six mois ou le délai prévu par les statuts :
Dans ce cas deux cas sont possibles :
- Premier cas : le délai pour réunir l’AG est automatiquement prorogé de trois mois si les conditions suivantes sont remplies :
- la société ou le groupement a clôturé ses comptes entre le 30 septembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire ;
- la société ou le groupement n’a pas encore approuvé ses comptes au 12 mars 2020 ;
- si un commissaire aux comptes a été désigné (volontairement ou pour satisfaire les obligations légales), celui-ci n’a pas encore émis son rapport sur les comptes au 12 mars 2020
- Deuxième cas : les conditions ci-dessus ne sont pas remplies, ou l’entreprise souhaite reporter son AG au-delà du délai étendu.
- Dans ce cas, la prolongation du délai doit être sollicitée dans les conditions prévues par les règles normalement applicables, c’est-à-dire via une demande formulée auprès du président du Tribunal de Commerce statuant sur requête
Sur ce sujet, vous pouvez également consulter la FAQ publiée par le Ministère de l’Economie sur son site internet.